DIAL.mem FAQ

Non, lorsque le mémoire est commun et que le ou les fichiers sont identiques, il ne doit être déposé qu’une seule fois. Les auteur·ices les co-auteur·rices désignent celui ou celle qui réalisera le dépôt.

• Avant le dépôt, ils/elles s’entendent sur le type de diffusion qui sera choisi pour chacun des fichiers.
• Lors du dépôt, le nom de chaque auteur·rice sera introduit dans la description du mémoire.
• Après le dépôt, chaque co-auteur·rice recevra une attestation de dépôt (dans laquelle figurera, entre autres, le type de diffusion choisi pour chaque fichier) et la remettra, signée, à son administration facultaire.

L’échéance est définie par chaque faculté et pour chaque session : veuillez vous en référer aux consignes données par votre faculté.

Cliquez sur le bouton « Se connecter » situé en haut à droite de de l’écran. Cliquez ensuite sur le bouton « UCLouvain SSO ». Si vous n’êtes pas automatiquement reconnu·e et identifié·e, introduisez votre adresse mail @student.uclouvain.be et votre mot de passe UCLouvain.

Oui, le choix de la langue se fait depuis la barre de menu, du côté droit : cliquer sur les lettres EN ou FR en fonction de la langue affichée et, dans le menu déroulant qui s’affiche, choisissez la langue souhaitée.

À tout moment, vous pouvez interrompre votre dépôt et le reprendre plus tard. Pour ce faire, cliquer sur le bouton « sauvegarder pour plus tard » situé en bas du formulaire : les données déjà encodées seront ainsi enregistrées et vous pourrez reprendre et poursuivre le dépôt ultérieurement, à partir de votre espace personnel MYDIAL.MEM.

Le règlement prévoit le dépôt d’au moins 1 fichier au format PDF qui doit contenir le texte du mémoire. Pour les annexes, vous avez le choix de les inclure dans le fichier PDF, ou de les déposer séparément en 1 ou plusieurs fichiers.

Non. Le texte du mémoire doit être déposé au format PDF, et si possible au format PDF/A (format PDF pour archivage) : voir la question ci-dessous « Comment produire un fichier au format PDF/A ? Les annexes peuvent être déposées dans la plupart des formats courants.

Avec Word : Enregistrer sous > Type = PDF > Options... cochez "Compatible ISO 19005-1 (PDF/A). 

Avec LibreOffice Writer : Exporter vers > Exporter au format PDF… > Bloc Options « Général » : cochez Archive PDF/A (ISO 19005) (version PDF/A-2b ou 3b) 

Avec LaTeX : voir par ex. ce tutoriel.

Non, mais plus un fichier est volumineux, plus il prend de temps à être déposé et plus il faut de temps ensuite pour l’ouvrir et pour le consulter. 

À titre indicatif, un mémoire d’une centaine de pages avec quelques illustrations ne devrait pas dépasser 1 ou 2 Mo. Si votre fichier dépasse 2 Mo, voyez ici comment en réduire la taille. 

De même, veillez à réduire autant que possible la taille de vos annexes surtout si elles sont dans des formats images ou vidéo.

Oui. 

En cas de réussite, la notice descriptive du mémoire est toujours affichée publiquement dans le répertoire des mémoires de l’UCLouvain. 
Par contre, le contenu des fichiers n’est rendu public que si à la fois l’auteur·rice (ou les auteur·rices s’il y en a plusieurs) ET l’université ont donné leur accord. 

Au moment du dépôt, vous pouvez choisir, pour chaque fichier déposé, une de ces 4 modalités d’accès :

• Accès libre (c’est le type sélectionné par défaut par l’application au moment du chargement des fichiers) : tout le monde peut consulter le document, dès sa publication dans DIAL.mem (après qu’il a été validé par votre faculté et seulement après l’obtention de votre diplôme). 
• Accès [avec] embargo : l’accès sera d’abord interdit jusqu’à la date que vous choisissez. Au-delà de cette date, le document sera en accès libre. (Remarque : il n’existe pas de formule combinant une période d’embargo suivie d’un accès restreint.)
• Accès restreint : seules les personnes connectées au réseau fermé de l’UCLouvain (et au réseau fermé des institutions partenaires, dans le cas d’un master interuniversitaire) pourront consulter le document. 
• Accès interdit : personne ne pourra consulter le document, mais il sera tout de même archivé dans le dépôt et la notice descriptive restera visible pour tout le monde. 

Le type d’accès que vous définissez au moment du dépôt correspond au degré d’accessibilité le plus large que vous autorisez, étant entendu que l’institution pourra in fine le restreindre d’après ses propres critères. L’institution ne pourra en revanche jamais définir un accès plus large que celui que vous choisissez lors du dépôt.

Oui. Mais cela doit se faire dans un second temps. Au moment du dépôt et jusqu’au moment des délibérations, vous devez être identifié·e comme l’auteur·rice dans DIAL.mem. Vous pouvez ensuite introduire une demande d’anonymisation auprès de votre administration facultaire. 

Voir aussi la politique de protection de la vie privée du site DIAL.mem.

Avant d’être affiché publiquement dans le répertoire institutionnel, chaque mémoire passe par plusieurs étapes de contrôle et de validation. En principe, un mémoire réussi est affiché entre la fin de la session où il a été défendu et le début de la session suivante. Si vous avez déposé votre mémoire en ligne dans DIAL.mem et que la référence n’apparaît toujours pas après 6 mois, veuillez contacter votre secrétariat facultaire.

Définir un accès plus restreint que celui que vous aviez choisi au moment du dépôt est toujours possible. 

L’inverse ne l’est pas, car l’UCLouvain la licence que vous avez signée et remise à votre administration facultaire après le dépôt en ligne définit l’accès le plus large que vous avez autorisé et il n’est plus possible de modifier cette licence après coup.

DIAL.mem répertorie tous les mémoires de l’UCLouvain qui ont obtenu une cote de min. 10/20 et qui ont été déposés par les étudiants en version électronique depuis juin 2009, ou bien qui y ont été importés de façon rétrospective.

Seuls les fichiers pour lesquels à la fois l’auteur (tous les auteurs lorsqu’il y en a plus d’un) et l’institution ont donné leur accord peuvent être consultés librement. L’accord peut varier selon qu’il s’agit du texte du mémoire ou des annexes : parfois seul le texte du mémoire est en accès libre et pas les annexes, parfois l’inverse ; parfois certaines annexes, mais pas d’autres.

Le répertoire affiche les références de tous les mémoires qui conservés. Mais le contenu même du mémoire n’est pas forcément accessible. Il existe 4 modalités d’accès :

• Accès libre : tout le monde peut consulter le document, partout dans le monde. 
• Accès [avec] embargo : l’accès sera d’abord interdit jusqu’à la date indiquée. Au-delà de cette date, le document sera en accès libre. 
• Accès restreint : seules les personnes connectées au réseau fermé de l’UCLouvain (et au réseau fermé des institutions partenaires, dans le cas d’un master interuniversitaire) peuvent consulter le document. 
• Accès interdit : personne ne peut consulter le document. 

Dans certains cas, l’auteur·rice aura choisi des types d’accès variés pour le texte du mémoire et les annexes. Dans ce cas, la notice détaillée du mémoire indique le type d’accès de chaque fichier et la notice abrégée, dans la liste de résultats, affiche le type d’accès le plus ouvert (si le texte est en accès libre et les annexes en accès interdit, c’est l’accès libre qui sera indiqué au niveau du résultat.

Lorsqu'un fichier est placé en accès restreint, cela signifie que l'auteur·rice et l'institution ont décidé que seules les personnes connectées au réseau fermé de l’UCLouvain (et au réseau fermé des institutions partenaires, dans le cas d’un master interuniversitaire) puissent en consulter le contenu. 

Actuellement, la consultation d'un fichier en accès restreint n'est possible qu'à partir d'un terminal connecté au réseau informatique de l'UCLouvain situé à l'intérieur des bâtiments de l'université par ex. en bibliothèque, à partir d'un poste de consultation). 

Pour les membres de la communauté universitaire, un accès à distance est prévu et en cours d'implémentation.

Aucune information liée à l’évaluation des mémoires n’est affichée dans DIAL.mem. Mais tous les mémoires répertoriés ont obtenu une cote d’au moins 10/20.

La reproduction (impression ou enregistrement) est autorisée à condition : 

• d’une part qu’elle soit réalisée à des fins privées, d’illustration de l’enseignement ou de recherche scientifique 
• et d’autre part qu’elle ne soit pas réalisée à des fins commerciales. 

La modification, la transformation, l’adaptation sont interdites sans l’autorisation explicite de l’auteur. 

Pour plus de précisions, voir les mentions légales du site DIAL.mem.

La copie ou la paraphrase d’un extrait d’un mémoire est autorisée pour autant : 

1. que la copie exacte de l’extrait soit mise entre guillemets, suivie de la référence du mémoire et de la page d’où provient l’extrait ; 
2. que la paraphrase soit suivie de la référence du mémoire et de la page d’où provient la paraphrase. 

Ne pas mentionner la source d’un extrait ou d’une paraphrase est considéré comme du plagiat et une atteinte au droit d’auteur. En savoir plus sur le plagiat. 

Reproduire un extrait de façon incomplète (omettre des mots sans le signaler) ou incorrecte (changer des mots) est une atteinte au droit (moral) de l’auteur.

Un permalien est créé pour chaque mémoire : il est indiqué dans la notice détaillée (en haut de la colonne de droite) et commence toujours par https://hdl.handle.net/2078.2. N’utilisez pas l’URL affichée dans votre navigateur : elle est plus longue et non pérenne.

Non : l’exportation des résultats n’est pas possible directement depuis DIAL.mem. Elle est par contre possible depuis le catalogue des bibliothèques. Attention : le catalogue des bibliothèques ne contient que les mémoires pour lesquels au moins 1 fichier est accessible ; il ne reprend pas les références des mémoires pour lesquels aucun accès n’est autorisé. 

Par défaut, DIAL.mem recherche les résultats qui comportent tous les termes introduits dans votre requête dans n’importe quel ordre. 

Par ex. chien chat produira une liste de résultats des mémoires contenant à la fois le terme chien et le terme chat. C’est l’équivalent d’une recherche « AND » (chien AND chat). 

Si vous souhaitez la liste des mémoires contenant soit le terme chien soit le terme chat, introduisez l’opérateur OR (en majuscules) entre les 2 termes : chien OR chat. 

Si vous rechercher des mémoires contenant le terme chien, mais pas le terme chat, introduisez l’opérateur NOT (en majuscules) entre les 2 termes : chien NOT chat. 

Pour recherche une expression exacte, placez-la entre guillemets : "comme chien et chat".

* = 0 ou plusieurs caractères 

? = 1 caractère

: précise un champ de recherche (vous pouvez aussi préciser un champ plus facilement dans la recherche avancée). 

chien* recherche chien, chienne, chiens, chiendent etc. 

*chat recherche chat, achat, crachat, etc. 

chien? recherche chiens (pas chien) 

dc.subject:chien recherche les occurrences de chien comme mot-clé.

Si vous devez rechercher les caractères *, ? et : en tant que tels (en non comme jokers), entourez les de guillemets (sinon ils sont interprétés comme des jokers).

Oui. Il est possible d'affiner la liste des résultats en combinant des critères de plusieurs filtres ou facettes (par ex. les mémoires promus par un certain professeur ET défendus telle année). Le choix de plusieurs critères est toujours successif et cumulatif et il produit une liste comptant de moins en moins de résultats, selon le principe de la "recherche en entonnoir". 

Les critères pris en compte sont affichés au-dessus de la liste des filtres / facettes. Vous pouvez cliquer dessus pour les supprimer individuellement (par ex. pour ne plus tenir compte de l’année, tout en maintenant le nom d’un promoteur). 

Il n’est par contre pas possible d’utiliser les filtres ou facettes pour exclure une valeur (par ex. exclure une année ou un promoteur).

Le champ de "recherche simple" (dans la barre de recherche située dans le bandeau supérieur) porte sur l’ensemble des métadonnées ET des fichiers conservés dans DIAL.mem. Elle produit donc de très nombreux résultats, sans que ceux-ci n’affichent forcément les termes recherchés dans la notice affichée. Cela peut être déconcertant de prime abord. 

Pour restreindre le nombre de résultats : 

• Entourez de guillemets une expression ou une suite exacte de termes, surtout s’il s’agit de termes qui, pris à part, sont assez communs (par ex. "intelligence émotionnelle").
• Effectuez une recherche avancée en ciblant des champs de recherche spécifique (titre, sujets, etc.) 

Dans le cas inverse (trop peu de résultats), il est possible que les termes choisis soient trop précis :

• Assurez-vous qu’il n’y a pas de faute de frappe dans les termes introduits.
• Relancez la recherche avec diverses variantes lexicales (singulier/pluriel, nom/adjectif) ou en utilisant les jokers. 
• Utilisez des synonymes ou des termes anglais.

Quoi de plus frustrant, en effet, que de tomber sur une référence sans possibilité d’accéder au contenu !? 

Toutefois, le Répertoire des mémoires électroniques de l’UCLouvain est non seulement la porte d’entrée pour la consultation des mémoires électroniques, mais aussi le lieu de conservation de tous les mémoires électroniques de l’université. 

À ce titre, il peut être intéressant de savoir si tel ou tel sujet a déjà été traité dans un mémoire à l’UCLouvain. 

Si l’auteur et/ou l’institution n’a pas donné son accord pour que le mémoire soit consulté, vous ne pourrez pas prendre connaissance de son contenu à partir de DIAL.mem. Vous pouvez tenter de contacter de votre côté l’auteur·rice et lui demander de vous communiquer à titre privé une copie de son mémoire.