Accès au formulaire de dépôt
Bien que le formulaire soit compatible avec tous les navigateurs courants, il est recommandé d’utiliser Chrome et Firefox pour un affichage optimal.
Le dépôt doit se faire d’une traite. Tant que vous n’avez pas finalisé le dépôt, vous pouvez l’interrompre ou l’annuler et en recommencer un nouveau plus tard. Dans ce cas, les données introduites précédemment seront perdues : tous les jours à minuit, les fichiers des dépôts non-finalisés sont définitivement supprimés.
Le dépôt comporte :
Le texte du mémoire (couverture comprise) déposé en un unique fichier PDF (de préférence PDF/A) non protégé et renommé de la façon suivante : Nom_NOMA_Année de défense.pdf.
L'annexe ou les annexes qui peuvent être déposées séparément. Dans ce cas, chaque fichier d'annexe doit être renommé de la façon suivante : Nom_NOMA_Année de défense_Annexe1.pdf (Annexe2, Annexe3, etc. s’il y a plusieurs annexes).
La taille des fichiers est actuellement limitée à 512Mo.
Une rubrique d’aide à la soumission est à votre disposition.
La version électronique déposée en ligne constitue la version officielle de votre mémoire/TFE qui sera communiquée aux membres du jury.
La version électronique est en outre celle qui, en cas de réussite, sera répertoriée et conservée par les bibliothèques de l’UCLouvain. Si l’auteur·trice l’autorise, c’est celle qui sera éventuellement communiquée au public. Au moment du dépôt, l’auteur·trice a la possibilité de choisir parmi 4 types de diffusion pour chacun des fichiers qu’il/elle dépose (le type peut varier d’un fichier à l’autre) :
Aucun accès : personne ne pourra consulter le document mais il sera archivé dans le dépôt ;
Accès restreint : le fichier pourra être consulté à l’intérieur du réseau informatique de l’UCLouvain ;
Accès libre : le fichier pourra être consulté partout dans le monde ;
Embargo : le fichier sera interdit de consultation jusqu’à la date choisie par l’auteur·trice.
Chaque étudiant·e ne peut déposer qu’un seul mémoire par session et le dépôt, une fois finalisé, est définitif. En fin de procédure, l'étudiant·e est invité·e à vérifier l’ensemble des informations déposées et à confirmer le dépôt. Après cette confirmation, il n'est plus possible d'accéder au formulaire, ni pour modifier le dépôt ni pour réaliser un second dépôt. FIAL n’accepte pas le dépôt de fichier d’errata.
Après avoir finalisé le dépôt, chaque étudiant·e reçoit un e-mail accusant réception du mémoire électronique et comportant en annexe une attestation officielle de dépôt. Cette attestation reprend la date du dépôt, le nom de l'étudiant·e et les principales données descriptives encodées, notamment la liste des fichiers déposés et le type d’accès autorisé par l'étudiant·e en cas de réussite. Cette attestation de dépôt doit être imprimée, signée et remise par l'étudiant·e à sa gestionnaire de parcours auprès du secrétariat de son programme dans un délais de 3 jours ouvrables (soit par impression, signature et scan, soit en utilisant la fonction « remplir et signer » un PDF). En cas de difficulté pour imprimer et/ou scanner et/ou signer électroniquement ce document, il ou elle prend contact avec sa gestionnaire de parcours.
