Procédure d'inscription
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1. L'admission
L'admission des étudiant·es d'échange se fait via la faculté. Informée de la nomination de l’étudiant·e par l’institution partenaire, la faculté oriente l'étudiant·e vers les pages web du Service des logements dédiées aux étudiant·es d'échange et lui envoie l’ensemble des documents lui permettant de constituer son dossier d’admission et d’inscription :
En tant qu’étudiant en mobilité, c’est votre institution d’origine qui informe votre faculté d’accueil à l’UCLouvain de votre nomination pour une mobilité. Votre faculté d’accueil prendra contact avec vous pour vous envoyer divers documents à signer afin de compléter votre dossier d’admission et d’inscription, ainsi que d’autres informations pratiques pour préparer votre arrivée.
Votre dossier complet doit reprendre les documents suivants :
- le bulletin de demande d’admission et d’inscription
- le document « règlement-vie privée » à signer
L’étudiant·e renvoie à la faculté, au plus tard pour le 31 mai (1er quadrimestre) ou le 30 novembre (2e quadrimestre) :
- le bulletin de demande d’admission et d’inscription complété et signé
- les relevés de notes des années antérieures
- la convention d’étude (learning agreement)
- la photocopie de la carte d’identité ou du passeport
- le document « règlement-vie privée » signé
La faculté fait suivre le dossier au Service des inscriptions de l'université. Les étudiant·es d'échange sont exempté·es du paiement des droits d'inscription.
2. L'inscription
Dès que son dossier a été traité par le Service des inscriptions, l’étudiant·e reçoit un mail sur son adresse personnelle qui lui indique la procédure à suivre pour activer son compte global. Cette opération permet d'avoir accès à son bureau virtuel et aux autres fonctionnalités offertes aux étudiant·es inscrit·es.
Une fois son bureau virtuel activé, l'étudiant·e reçoit un nouveau mail lui expliquant comment ajouter une photo à son dossier pour la création de ses cartes d'accès et étudiante.
Les ressortissant·es hors Union Européenne (excepté l'Islande, le Liechtenstein, Monaco, la Norvège et la Suisse) et non assimilés, c'est-à-dire ayant besoin d’un visa, pourront utiliser l'attestation d'inscription qu'ils trouveront sur leur bureau virtuel pour obtenir leur visa étudiant (Schengen D). À défaut, les étudiant·es accueilli·es à l'UCLouvain au premier quadrimestre (septembre à janvier) recevront du Service des inscriptions un courrier confirmant leur autorisation d'inscription, qui leur permettra d'obtenir leur visa.
3. Accueil à l'UCLouvain
À son arrivée à l’UCLouvain, l’étudiant·e se présente dans sa faculté d'accueil pour recevoir ses cartes d'accès et d'étudiant en échange de la présentation de sa carte européenne d’assurance maladie ou de son attestation d’assurance soins de santé et, pour les ressortissant·e·s hors UE (excepté l'Islande, la Liechtenstein, Monaco, la Norvège et Suisse), de la présentation de son visa Schengen D.
4. Retour dans votre université d'origine
À l'issue de leur séjour à l'UCLouvain un relevé de notes ECTS est établi en vue du transfert à l'université d'origine des crédits obtenus à l'UCLouvain.