Activités UCLouvain

Organisation d'évènements UCLouvain sur un lieu public

Les espaces extérieurs sont considérés comme « lieu public » même s’ils sont propriété UCLouvain. La plupart des événements organisés sur un lieu public nécessite une autorisation communale. L'espace extérieur fait exception si le lieu extérieur est un patio, une cour ou une enceinte clôturée.

S’il s’agit d’un lieu UCLouvain, une demande d’autorisation préalable doit être transmise au cabinet de l’Administratrice générale. Après consultation des services internes concernés (Service des Espaces extérieurs du site, Service de gestion de la sureté des personnes et du patrimoine immobilier (GSPP)) et du calendrier des activités, un accord de principe vous sera délivré et il sera à joindre à l’éventuelle demande communale. Attention, les délais d’introduction des demandes varient en fonction des communes.

Le facilitateur UCLouvain peut vous accompagner dans ces démarches (facilitateur@uclouvain.be). Attention : pour le campus de Louvain-la-Neuve, certaines activités peuvent nécessiter un accès sur la dalle (zone piétonne).

Cas particulier « Foodtruck »

Si vous souhaitez faire venir un foodtruck lors d’une activité, il y aura lieu de respecter les conditions suivantes :

   Le foodtruck ne pourra délivrer des denrées ou des boissons qu’aux participants à l’activité ;

   Le foodtruck ne sera présent sur le site que dans le timing nécessaire à l’organisation ;

   La récupération et l’évacuation des déchets sera à charge de l’organisation ;

   Le passage de véhicules techniques et d’urgence devra rester possible.

La demande d’autorisation UCLouvain "Foodtruck" comportera les informations suivantes:

- Date et heures de l’activité
- Emplacement précis (avec plan)
- Heures d’arrivée et de départ du Foodtruck
- Responsable de l’activité + GSM
- Responsable de l’accueil du foodtruck + GSM
- Nom du Foodtruck et GSM de l’exploitant
- Besoins électriques

Campus de LLN : livraisons, traiteurs, déménagements sur le piétonnier

L’accès avec un véhicule sur la dalle de Louvain-la-Neuve est réglementé.

Louvain-la-Neuve est une ville piétonne, ce qui rend parfois complexe certaines activités comme des livraisons par des firmes extérieures, l’accès à des traiteurs lors de réceptions, des déménagements.

Néanmoins, l’accès au piétonnier est libre entre 06h00 et 10h00 sans autorisation préalable pour des chargements et déchargements (avec limites de tonnage). Dans tous les cas, il est nécessaire de privilégier :

1. L’accès entre 06h00 et 10h00 (exemple : livraison d’électroménager) 
2. Chargement et déchargement au niveau des barrières et utilisation de transpalettes (plan des barrières)
3. Utilisation des quais pour le centre-ville qui se trouve sur la dalle (plan des quais)
4. Dérogations :
   - Pour le centre-ville de Louvain-la-Neuve qui se trouve sur la dalle : Laisser-passer et clef des barrières à obtenir via la police locale 
   - Pour le secteur UCLouvain du Biéreau : introduire la demande via la procédure du GSPP 
    

Plus d’information dans le document de procédure détaillée.